Accueil › Syndics de copropriété
Skyline de Marseille
Syndics • Renfort ponctuel ou structuré

Externalisation comptabilité copropriété &
back-office syndic

Basée à Marseille et 100 % à distance, j'assure l'externalisation de la comptabilité de vos copropriétés — la comptabilité mandant de votre cabinet de syndic — en marque blanche : grand livre, rapprochements, clôture annuelle, préparation des AG et recouvrement amiable des charges impayées. Un comptable de copropriété en renfort, sans recrutement, pour absorber vos pics de clôture, une absence ou un départ. J'interviens partout en France, pour les syndics professionnels, les syndics bénévoles et les administrateurs de biens (ADB).

Reprise copropriété Préparation AG / suivi Recouvrement amiable État daté Marque blanche
Réserver un diagnostic →

Externalisation comptabilité copropriétés : ce que je prends en charge

L'externalisation de la comptabilité copropriété couvre la tenue complète des immeubles de votre portefeuille — grand livre, rapprochements, clôture annuelle, préparation des AG, états datés lors des mutations — en comptabilité mandant (compte séparé par copropriété) et la gestion administrative courante de votre back-office syndic, à 100 % à distance sur toute la France.
L'intervention peut se faire en marque blanche, sans que vos copropriétaires ou conseils syndicaux perçoivent de changement d'interlocuteur.
Le volet recouvrement amiable des impayés copropriété est intégré à l'offre : relances structurées, plans d'apurement, dossier prêt pour le contentieux si nécessaire.
Le cabinet accompagne aussi les professions du droit et les TPE/PME sur des missions proches.
Pour aller plus loin, consultez le guide complet de l'externalisation comptable des copropriétés (coût, outils, mise en place).
Vous changez de syndic ou de prestataire comptable en cours d'année ? Découvrez la méthode pour une reprise de comptabilité sans perte.

Logiciels métier

Votre outil,
sans période d'adaptation

Prise en main directe sur votre environnement existant, sans facturer de montée en compétence. Un aperçu de ce qui change concrètement selon le logiciel de votre cabinet.

Vilogi

Solution 100 % web dont l'extranet copropriétaire est activé par défaut sur chaque immeuble. Intervention sur la tenue comptable courante, la préparation des AG (vote à distance via l'appli VILOGI & Me) et l'édition directe des états datés et pré-états datés dans l'outil.

Septeo — SPI Syndic

Module Syndic de la suite Septeo Pôle Immobilier (SPI). Prise en main de l'extranet copropriétaire, du suivi des travaux/sinistres et des modules budget & contrats déjà paramétrés sur votre dossier, sans reparamétrage.

TIMCI — Gimini Syndic

Solution ERP qui couvre syndic et gérance locative dans un même environnement. Tenue des comptes selon le plan comptable copropriété, préparation et suivi des AG, gestion des appels de provisions — sur un outil réputé complet et stable auprès des cabinets indépendants.

Lojii (Neoteem)

Interface cloud éditée par Neoteem, accessible à plusieurs collaborateurs avec des droits différenciés. Utilisation des modèles de courriers et éditions en série pour standardiser relances et convocations, exports comptables prêts à l'emploi.

Logiciel non listé ? Une courte démonstration lors du diagnostic permet de valider la prise en main.

Marque blanche

Intervention en coulisses : aucun contact direct avec vos copropriétaires ou conseils syndicaux sauf demande contraire — livrables et échanges sous l'identité de votre cabinet.

Interventions

Appui en équipe
ciblé & cadré

Reprise de portefeuille, pic de charge à la clôture, impayés qui s'accumulent, préparation des AG sous contrainte de délai — intervention ciblée pour que les dossiers avancent sans mobiliser toute l'équipe.

Renfort • Pic d'activité • Continuité

Reprise & transfert de portefeuille

Reprise des données du cabinet sortant, contrôle des soldes d'ouverture, vérification des comptes bancaires, mise à niveau des dossiers et des pièces justificatives. L'exploitation repart sur une base propre sans immobiliser toute l'équipe interne.

Clôture annuelle & AG

Arrêté comptable, annexes réglementaires, décomptes de charges, convocations, ordre du jour et envoi du PV d'AG dans les délais légaux — tout le cycle cadré, sans que rien ne tombe entre les mains de personne.

Relances & recouvrement amiable

Relances structurées et traçables à J+15 / J+30 / J+45, plans d'apurement négociés, suivi des engagements copropriétaires, états mensuels d'impayés. Dossier complet transmis à votre commissaire de justice ou avocat si passage au contentieux.

Continuité & structuration interne

Soutien opérationnel en cas de sous-effectif, congé parental, arrêt maladie ou réorganisation : organisation des dossiers, clarification des circuits de validation, rédaction de procédures transférables.

Pourquoi externaliser

Un choix opérationnel,
pas un pari

Externaliser la comptabilité de vos copropriétés répond à trois contraintes bien identifiées du métier de syndic : le temps, la qualité, la continuité.

Libérer vos gestionnaires

Vos gestionnaires de copropriété sont recrutés pour la relation, le juridique et le patrimoine — pas pour lettrer des écritures bancaires ou relancer des impayés. L'externalisation leur rend le temps qualifié que le marché du travail valorise réellement.

Fiabiliser les comptes

Rapprochements à jour, lettrage rigoureux, annexes AG cohérentes : des comptes fiables limitent les contestations en AG et facilitent les échanges avec les conseils syndicaux. Un point fort concret lors du renouvellement des mandats.

Absorber les pics sans recruter

Saison des clôtures, reprise de mandat, démission d'un gestionnaire : des moments où la charge explose sans qu'un recrutement CDI soit justifié. Un renfort externe ajuste la capacité à la demande, sans coût fixe.

Maîtriser le coût

Forfait mensuel lisible ou mission au livrable : vous arbitrez en fonction du volume de copropriétés et de la saisonnalité. Aucune charge patronale, aucune gestion RH, aucun engagement de durée.

Comptabilité

Tenue comptable
copropriétés

Prise en charge de la tenue comptable de vos copropriétés : fiabilisation des comptes, suivi des charges, clôture et préparation des documents réglementaires pour l'assemblée générale.

Grand livre & rapprochements

Mise à jour et fiabilisation du grand livre de chaque copropriété, rapprochements bancaires mensuels, corrections d'écritures, contrôle des comptes d'attente.

Charges & appels de fonds

Contrôle et imputation des charges courantes, suivi des appels de fonds, lettrage des règlements copropriétaires, édition des décomptes individuels.

Clôture, AG & post-AG

Arrêté comptable, annexes réglementaires (1 à 5), décomptes de charges, convocations, ordre du jour, envoi du PV d'AG et mise à jour des tantièmes post-AG.

Reporting & tableaux de bord

Tableaux de suivi personnalisés pour piloter votre portefeuille : taux de recouvrement par immeuble, répartition des charges, état des impayés, avancement clôture.

État daté & mutations

Rédaction de l'état daté (art. 5 de la loi du 10/07/1965) lors de la vente d'un lot : soldes de charges, provisions non débitées, quote-part travaux votés, répartition vendeur/acquéreur — délai maîtrisé pour ne pas retarder la signature.

Comptabilité mandant

Compte séparé par copropriété, non-confusion des fonds entre mandants et avec la comptabilité propre du cabinet, restitution claire par immeuble à chaque clôture — quel que soit le nombre de mandats gérés.

Recouvrement amiable

Impayés copropriété,
traités de bout en bout

Le recouvrement amiable est intégré au service — pas une option en sus. Relances structurées, négociation des plans d'apurement, traçabilité complète et transmission propre si le contentieux devient nécessaire.

En savoir plus →

Relances progressives

Relance simple à J+15, mise en demeure à J+30, relance finale à J+45. Chaque étape est datée, horodatée et archivée dans le dossier copropriétaire.

Plans d'apurement

Négociation d'échéanciers réalistes avec les copropriétaires en difficulté, formalisation écrite, suivi des engagements mensuels, relance immédiate en cas de rupture.

États d'impayés mensuels

Remontée mensuelle au conseil syndical et au syndic : liste des débiteurs, ancienneté de la créance, actions engagées, montants recouvrés sur le mois.

Transmission contentieux

Si le contentieux devient inévitable, transmission d'un dossier complet à votre avocat ou commissaire de justice : historique des relances, pièces justificatives, décomptes actualisés.

Pour le détail de la procédure, voir le guide complet du recouvrement amiable des charges de copropriété.

Tarifs

Forfait & modalités

Deux modes d'intervention, lisibles dès le premier échange.

⭐ Forfait phare
📋
Forfait mensuel syndic
Accompagnement continu
à partir de
900 € H.T./ mois
Prise en charge complète de vos missions administratives et comptables récurrentes, avec disponibilité et suivi personnalisé chaque mois. Reporting mensuel inclus.
🎯
Missions ponctuelles
Interventions ciblées
Reprise de copropriété, clôture annuelle, préparation d'AG, diagnostic organisationnel, tableaux de pilotage, apurement d'un arriéré d'impayés.
Sur devis
⏱️
Heures complémentaires
Flexibilité totale
Des heures supplémentaires peuvent s'ajouter au-delà du forfait, selon vos besoins et priorités du moment — sans renégociation du contrat.
Selon priorités

Démarrage

Diagnostic & périmètre
d'intervention

On commence par un rendez-vous court et structuré. Objectif : clarifier la situation, cadrer le besoin, définir un périmètre net et lancer l'exécution sans zone grise.

Visio ou téléphone
01

Rendez-vous de diagnostic

Analyse de la situation, priorités, contraintes, délais, périmètre envisagé. Gratuit, sans engagement.

02

Proposition claire

Périmètre, livrables, modalités, délais, budget : un cadre précis et lisible, sans surcoût caché.

03

Mise en place

Accès au logiciel, organisation documentaire, convention de confidentialité, calendrier de reporting.

04

Exécution & reporting

Production rigoureuse, traçabilité, suivi d'avancement mensuel. Vous gardez le pilotage du portefeuille.

★★★★★

"Responsable d'un syndic bénévole, Stéphanie de Stratégies Administratives a été très réactive lors de mon appel, compétente et à l'écoute. Elle a pris en main la comptabilité et la gestion suite à des erreurs faites par la précédente comptable. Un suivi parfait et un coût raisonnable !"

Madame M. — syndic bénévole, avis Google

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande

Oui. Mes travaux respectent le décret comptable n°2005-240 applicable aux syndicats de copropriétaires : arrêté des comptes, annexes et présentation conformes. Je reste prestataire d'assistance comptable, pas cabinet d'expertise comptable, et j'interviens en appui de votre cabinet.
Oui. De nombreux syndics bénévoles délèguent la tenue des comptes tout en gardant la main sur leur copropriété : saisie, suivi des charges, appels de fonds, clôture annuelle et préparation des annexes de l'assemblée générale, avec un cadre simple et pédagogique.
Oui : grand livre, rapprochements, suivi des charges, lettrage, clôture annuelle et préparation des annexes AG. L'externalisation comptabilité copropriétés est l'une de mes prestations phares, réalisée à distance sur vos logiciels (Vilogi, Septeo/SPI Syndic, TIMCI/Gimini Syndic, Logilink/Ultimmo Syndic, Lojii).
Oui, avec un cadre clair : accès sécurisé à votre logiciel métier, organisation documentaire partagée, reporting d'avancement régulier. Reprise, fiabilisation, clôture et suivi se prêtent particulièrement bien au distanciel.
Les deux sont possibles. Mission ponctuelle pour une reprise de portefeuille, une clôture annuelle ou une remise à plat ; renfort mensuel récurrent pour absorber un pic de charge ou compenser un sous-effectif durable.
Le diagnostic initial sert à définir le périmètre, les livrables précis, les délais et les points de validation. Vous avancez avec une visibilité nette sur ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
Relances progressives et traçables, plans d'apurement négociés, suivi des engagements copropriétaires, édition régulière des états d'impayés. Si le passage en contentieux est nécessaire, le dossier est transmis à votre commissaire de justice ou avocat avec les pièces prêtes.
Vilogi, Septeo (SPI Syndic), TIMCI (Gimini Syndic), Logilink (Ultimmo Syndic) et Lojii. Prise en main directe sur votre environnement, sans période d'adaptation facturée. Pour un logiciel métier non listé, une démonstration courte lors du diagnostic permet de valider la faisabilité.
Oui. Rédaction de l'état daté (article 5 de la loi du 10 juillet 1965) lors de la vente d'un lot : soldes de charges du vendeur, provisions appelées non encore débitées, quote-part des travaux votés, sommes dues par le nouvel acquéreur. Délai de production maîtrisé pour ne pas retarder la signature.
Chaque copropriété est traitée comme un mandant distinct : compte bancaire séparé par immeuble (sauf dispense d'AG), non-confusion des fonds entre copropriétés et avec la comptabilité propre du cabinet syndic, restitution claire par mandant lors de chaque clôture. Cette logique de comptabilité mandant est appliquée systématiquement, quel que soit le logiciel métier utilisé.
Oui. L'intervention se fait en coulisses : aucune communication directe avec les copropriétaires ou le conseil syndical sauf demande contraire, livrables et échanges qui portent l'identité du cabinet syndic. Une solution pour renforcer une équipe sans que les clients finaux perçoivent un changement d'interlocuteur.
Après diagnostic et accord sur le périmètre, la mise en place prend en général 3 à 5 jours ouvrés : création des accès, conventions de confidentialité, organisation documentaire, calendrier de reporting. Ensuite, production immédiate.
Non. Les missions ponctuelles sont cadrées par un livrable. Le forfait mensuel est reconduit de mois en mois, sans engagement annuel — ce qui permet d'ajuster à la hausse ou à la baisse selon vos besoins réels.
Oui, la réforme de la facturation électronique s'applique à toutes les entreprises françaises à partir de septembre 2026. Les syndics sont concernés pour leurs honoraires et pour la gestion des factures fournisseurs des copropriétés. Un audit de conformité est disponible.

Besoin d'une solution rapide
et cadrée ?

Reprise de copropriété, fiabilisation comptable, clôture annuelle et AG, recouvrement amiable ou structuration administrative : un diagnostic permet de convenir des besoins et du périmètre en 30 minutes.

Réserver un diagnostic gratuit Réponse sous 24 h · Aucun engagement