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Skyline de Marseille
Syndics • Renfort ponctuel ou structuré

Externalisation comptabilité copropriété &
back-office syndic

Basée à Marseille et 100 % à distance, je prends en charge la comptabilité de vos copropriétés : reprise de portefeuille, fiabilisation des grands livres, clôture annuelle, préparation des AG et recouvrement amiable des impayés. Un renfort opérationnel pour sécuriser vos dossiers sans alourdir votre structure ni recruter en interne.

Reprise copropriété Préparation AG / suivi Recouvrement amiable Fiabilisation & mise au propre
Réserver un diagnostic →

L'externalisation de la comptabilité copropriété couvre la tenue complète des immeubles de votre portefeuille — grand livre, rapprochements, clôture annuelle, préparation des AG — et la gestion administrative courante de votre back-office syndic, à 100 % à distance sur toute la France. Le volet recouvrement amiable des impayés copropriété est intégré à l'offre : relances structurées, plans d'apurement, dossier prêt pour le contentieux si nécessaire. Le cabinet accompagne aussi les professions du droit et les TPE/PME sur des missions proches.

Logiciels maîtrisés

Vilogi Logilink Septeo Lojii

Votre logiciel métier, prise en main directe — sans période d'adaptation à votre charge.

Interventions

Appui en équipe
ciblé & cadré

Reprise de portefeuille, pic de charge à la clôture, impayés qui s'accumulent, préparation des AG sous contrainte de délai — intervention ciblée pour que les dossiers avancent sans mobiliser toute l'équipe.

Renfort • Pic d'activité • Continuité

Reprise & transfert de portefeuille

Reprise des données du cabinet sortant, contrôle des soldes d'ouverture, vérification des comptes bancaires, mise à niveau des dossiers et des pièces justificatives. L'exploitation repart sur une base propre sans immobiliser toute l'équipe interne.

Clôture annuelle & AG

Arrêté comptable, annexes réglementaires, décomptes de charges, convocations, ordre du jour et envoi du PV d'AG dans les délais légaux — tout le cycle cadré, sans que rien ne tombe entre les mains de personne.

Relances & recouvrement amiable

Relances structurées et traçables à J+15 / J+30 / J+45, plans d'apurement négociés, suivi des engagements copropriétaires, états mensuels d'impayés. Dossier complet transmis à votre huissier ou avocat si passage au contentieux.

Continuité & structuration interne

Soutien opérationnel en cas de sous-effectif, congé parental, arrêt maladie ou réorganisation : organisation des dossiers, clarification des circuits de validation, rédaction de procédures transférables.

Pourquoi externaliser

Un choix opérationnel,
pas un pari

Externaliser la comptabilité de vos copropriétés répond à trois contraintes bien identifiées du métier de syndic : le temps, la qualité, la continuité.

Libérer vos gestionnaires

Vos gestionnaires de copropriété sont recrutés pour la relation, le juridique et le patrimoine — pas pour lettrer des écritures bancaires ou relancer des impayés. L'externalisation leur rend le temps qualifié que le marché du travail valorise réellement.

Fiabiliser les comptes

Rapprochements à jour, lettrage rigoureux, annexes AG cohérentes : des comptes fiables limitent les contestations en AG et facilitent les échanges avec les conseils syndicaux. Un point fort concret lors du renouvellement des mandats.

Absorber les pics sans recruter

Saison des clôtures, reprise de mandat, démission d'un gestionnaire : des moments où la charge explose sans qu'un recrutement CDI soit justifié. Un renfort externe ajuste la capacité à la demande, sans coût fixe.

Maîtriser le coût

Forfait mensuel lisible ou mission au livrable : vous arbitrez en fonction du volume de copropriétés et de la saisonnalité. Aucune charge patronale, aucune gestion RH, aucun engagement de durée.

Comptabilité

Tenue comptable
copropriétés

Prise en charge de la tenue comptable de vos copropriétés : fiabilisation des comptes, suivi des charges, clôture et préparation des documents réglementaires pour l'assemblée générale.

Grand livre & rapprochements

Mise à jour et fiabilisation du grand livre de chaque copropriété, rapprochements bancaires mensuels, corrections d'écritures, contrôle des comptes d'attente.

Charges & appels de fonds

Contrôle et imputation des charges courantes, suivi des appels de fonds, lettrage des règlements copropriétaires, édition des décomptes individuels.

Clôture, AG & post-AG

Arrêté comptable, annexes réglementaires (1 à 5), décomptes de charges, convocations, ordre du jour, envoi du PV d'AG et mise à jour des tantièmes post-AG.

Reporting & tableaux de bord

Tableaux de suivi personnalisés pour piloter votre portefeuille : taux de recouvrement par immeuble, répartition des charges, état des impayés, avancement clôture.

Recouvrement amiable

Impayés copropriété,
traités de bout en bout

Le recouvrement amiable est intégré au service — pas une option en sus. Relances structurées, négociation des plans d'apurement, traçabilité complète et transmission propre si le contentieux devient nécessaire.

En savoir plus →

Relances progressives

Relance simple à J+15, mise en demeure à J+30, relance finale à J+45. Chaque étape est datée, horodatée et archivée dans le dossier copropriétaire.

Plans d'apurement

Négociation d'échéanciers réalistes avec les copropriétaires en difficulté, formalisation écrite, suivi des engagements mensuels, relance immédiate en cas de rupture.

États d'impayés mensuels

Remontée mensuelle au conseil syndical et au syndic : liste des débiteurs, ancienneté de la créance, actions engagées, montants recouvrés sur le mois.

Transmission contentieux

Si le contentieux devient inévitable, transmission d'un dossier complet à votre avocat ou huissier : historique des relances, pièces justificatives, décomptes actualisés.

Tarifs

Forfait & modalités

Deux modes d'intervention, lisibles dès le premier échange.

⭐ Forfait phare
📋
Forfait mensuel syndic
Accompagnement continu
à partir de
900 € H.T./ mois
Prise en charge complète de vos missions administratives et comptables récurrentes, avec disponibilité et suivi personnalisé chaque mois. Reporting mensuel inclus.
🎯
Missions ponctuelles
Interventions ciblées
Reprise de copropriété, clôture annuelle, préparation d'AG, diagnostic organisationnel, tableaux de pilotage, apurement d'un arriéré d'impayés.
Sur devis
⏱️
Heures complémentaires
Flexibilité totale
Des heures supplémentaires peuvent s'ajouter au-delà du forfait, selon vos besoins et priorités du moment — sans renégociation du contrat.
Selon priorités

Démarrage

Diagnostic & périmètre
d'intervention

On commence par un rendez-vous court et structuré. Objectif : clarifier la situation, cadrer le besoin, définir un périmètre net et lancer l'exécution sans zone grise.

Visio ou téléphone
01

Rendez-vous de diagnostic

Analyse de la situation, priorités, contraintes, délais, périmètre envisagé. Gratuit, sans engagement.

02

Proposition claire

Périmètre, livrables, modalités, délais, budget : un cadre précis et lisible, sans surcoût caché.

03

Mise en place

Accès au logiciel, organisation documentaire, convention de confidentialité, calendrier de reporting.

04

Exécution & reporting

Production rigoureuse, traçabilité, suivi d'avancement mensuel. Vous gardez le pilotage du portefeuille.

Ils m'ont fait confiance

Immobilière Pujol Aix la Duranne Immobilier 13 Immo Consult Immobilière Pujol Aix la Duranne Immobilier 13 Immo Consult

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande

Oui : grand livre, rapprochements, suivi des charges, lettrage, clôture annuelle et préparation des annexes AG. L'externalisation comptabilité copropriétés est l'une de mes prestations phares, réalisée à distance sur vos logiciels (Vilogi, Logilink, Septeo, Lojii).
Oui, avec un cadre clair : accès sécurisé à votre logiciel métier, organisation documentaire partagée, reporting d'avancement régulier. Reprise, fiabilisation, clôture et suivi se prêtent particulièrement bien au distanciel.
Les deux sont possibles. Mission ponctuelle pour une reprise de portefeuille, une clôture annuelle ou une remise à plat ; renfort mensuel récurrent pour absorber un pic de charge ou compenser un sous-effectif durable.
Le diagnostic initial sert à définir le périmètre, les livrables précis, les délais et les points de validation. Vous avancez avec une visibilité nette sur ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
Relances progressives et traçables, plans d'apurement négociés, suivi des engagements copropriétaires, édition régulière des états d'impayés. Si le passage en contentieux est nécessaire, le dossier est transmis à votre huissier ou avocat avec les pièces prêtes.
Vilogi, Logilink, Septeo (Aareon) et Lojii. Prise en main directe sur votre environnement, sans période d'adaptation facturée. Pour un logiciel métier non listé, une démonstration courte lors du diagnostic permet de valider la faisabilité.
Après diagnostic et accord sur le périmètre, la mise en place prend en général 3 à 5 jours ouvrés : création des accès, conventions de confidentialité, organisation documentaire, calendrier de reporting. Ensuite, production immédiate.
Non. Les missions ponctuelles sont cadrées par un livrable. Le forfait mensuel est reconduit de mois en mois, sans engagement annuel — ce qui permet d'ajuster à la hausse ou à la baisse selon vos besoins réels.
Oui, la réforme de la facturation électronique s'applique à toutes les entreprises françaises à partir de septembre 2026. Les syndics sont concernés pour leurs honoraires et pour la gestion des factures fournisseurs des copropriétés. Un audit de conformité est disponible.

Besoin d'une solution rapide
et cadrée ?

Reprise de copropriété, fiabilisation comptable, clôture annuelle et AG, recouvrement amiable ou structuration administrative : un diagnostic permet de convenir des besoins et du périmètre en 30 minutes.

Réserver un diagnostic gratuit Réponse sous 24 h · Aucun engagement

Externalisation comptable

Ce que recouvre
le service

Vilogi Logilink Septeo Lojii

L'externalisation de la comptabilité copropriété couvre la tenue comptable complète des immeubles de votre portefeuille : grand livre, rapprochements bancaires, suivi des charges, appels de fonds, lettrage des règlements, arrêté comptable, préparation des annexes AG — et envoi du PV d'assemblée dans les délais réglementaires. Pour un syndic, c'est le moyen de recentrer les gestionnaires sur la relation copropriétaire et le juridique, sans sacrifier la qualité comptable.

La mission s'adapte à votre organisation : renfort ponctuel sur une reprise de mandat ou une saison de clôtures chargée, ou accompagnement structuré sur plusieurs mois. Le périmètre, les livrables et les accès sont définis dès le diagnostic — pour une intégration sans friction dans votre fonctionnement existant et sans zone d'ombre sur ce qui est inclus.

Le service inclut également le recouvrement amiable des impayés copropriété : relances progressives et traçables, plans d'apurement formalisés, suivi des engagements, édition mensuelle des états d'impayés pour le conseil syndical. Un volet que peu de prestataires d'externalisation comptable syndic proposent en direct — et qui évite de jongler entre deux interlocuteurs sur les mêmes dossiers copropriétaires.

Travailler à 100 % à distance depuis Marseille n'est pas une contrainte mais un choix assumé : accès sécurisé à votre logiciel métier, échanges cadrés en visio, reporting formalisé. Le distanciel permet d'intervenir sur toute la France sans frais de déplacement — ce qui compte autant pour les syndics marseillais et aixois que pour les cabinets parisiens, lyonnais ou bordelais qui cherchent un renfort sans recrutement local.

À noter : la réforme de la facturation électronique (obligation de réception dès septembre 2026) concerne également les syndics, pour leurs honoraires et pour la gestion des factures fournisseurs des copropriétés. Si vous n'avez pas encore évalué votre conformité, c'est le bon moment — le déploiement prend en moyenne 4 à 6 semaines et plusieurs ressources pratiques sont disponibles pour s'y préparer.