Pourquoi l'assemblée générale est un moment critique
L'AG est l'acte central de la vie d'une copropriété. C'est là que se votent les budgets, les travaux, les contrats de prestataires. Une convocation mal rédigée, un document manquant ou un délai non respecté et la décision peut être attaquée en justice — avec des conséquences coûteuses pour le syndicat.
Dans ma pratique avec les syndics bénévoles et professionnels, j'observe que la majorité des problèmes naissent non pas pendant l'AG, mais en amont. Le stress de la préparation entraîne des raccourcis qui coûtent cher après.
Les délais légaux à ne jamais rater
La convocation doit être envoyée 21 jours minimum avant la date de l'AG (article 9 du décret du 17 mars 1967). Ce délai court à compter de la réception par les copropriétaires — pas de l'envoi. Avec l'AR électronique, c'est souvent le lendemain de l'envoi. Avec le courrier postal, comptez 2 à 3 jours ouvrés de marge supplémentaire.
- J-30 : finalisation de l'ordre du jour avec le conseil syndical
- J-25 : préparation des pièces annexes (devis, comptes, contrats)
- J-21 : envoi des convocations (date de réception, pas d'envoi)
- J-3 : vérification des procurations reçues
- J : feuille de présence, quorum, matériel de vote
Ce que doit obligatoirement contenir la convocation
L'article 9 du décret fixe le contenu minimal. Toute omission est un motif d'annulation potentiel :
- Date, heure et lieu de la réunion
- Ordre du jour détaillé avec chaque résolution numérotée
- Documents annexes listés (règlement de copropriété, comptes, devis visés)
- Formulaire de vote par correspondance si prévu
- Indication des majorités requises pour chaque résolution
Un ordre du jour flou ou incomplet est la première cause de contestation d'AG. Chaque résolution doit être rédigée de façon à ce qu'un copropriétaire absent comprenne exactement ce sur quoi il vote.
La préparation du jour J
Le matin de l'AG, vérifiez : feuille de présence à jour, procurations vérifiées (maximum 3 par mandataire sauf dérogation), pouvoir de vote du syndic si nécessaire, calcul du quorum pour chaque type de résolution.
Pendant l'AG, le PV se rédige en temps réel ou dans les 8 jours. Il doit mentionner les copropriétaires présents, représentés et défaillants, les résultats de chaque vote avec les tantièmes exprimés, et les réserves éventuelles formulées.
Avec Vilogi, Septeo, Logilink ou Lojii
Ces outils génèrent les convocations et PV automatiquement — mais ils ne remplacent pas la vérification humaine. J'accompagne régulièrement des syndics sur la vérification des paramètres avant génération : tantièmes corrects, copropriétaires à jour, documents bien rattachés. Un mauvais paramétrage génère un document conforme en apparence mais erroné dans le fond.
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